Política de Privacidade Soften Sistemas

POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Aplicável aos sites, canais de atendimento e soluções tecnológicas da SOFTEN

1. INTRODUÇÃO E ABRANGÊNCIA

1.1. Esta Política descreve como a SOFTEN INFORMÁTICA LTDA., CNPJ nº 07.587.030/0001-95, com sede na Rua Donato Vissechi, nº 417, Centro, José Bonifácio/SP, trata dados pessoais em seus sites, canais de atendimento e softwares, sistemas, módulos, aplicações e demais soluções tecnológicas comercializados, licenciados, instalados, implantados, disponibilizados ou com acesso liberado ao cliente. Abrange as modalidades efetivamente contratadas e a atuação de parceiros e revendedores autorizados, conforme seus respectivos papéis no tratamento. A hospedagem, quando aplicável, poderá ocorrer em infraestrutura tecnológica própria da SOFTEN ou de empresas especializadas em hospedagem, computação em nuvem, processamento ou armazenamento de dados, contratadas ou homologadas pela SOFTEN.

1.2. Esta Política integra o Termo de Uso e Adesão e os contratos celebrados com os clientes da SOFTEN. Em matéria especificamente relacionada ao tratamento e à proteção de dados pessoais, prevalecerão as disposições específicas desta Política e das cláusulas de proteção de dados previstas no respectivo Contrato sobre disposições gerais constantes dos demais documentos da contratação.

1.3. Esta Política aplica-se a: (I) representantes legais, sócios e contatos comerciais dos clientes; (II) Usuários Autorizados da Plataforma; (III) visitantes do site e leads comerciais; e (IV) titulares cujos dados são inseridos pelos clientes na Plataforma, na medida da atuação da SOFTEN como operadora (item 3).

2. DEFINIÇÕES

2.1. Aplicam-se as definições do art. 5º da LGPD, destacando-se: dado pessoal (informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável); dado pessoal sensível (art. 5º, II); titular; tratamento; controlador (a quem competem as decisões sobre o tratamento); operador (quem trata dados em nome do controlador); suboperador: terceiro contratado pelo operador para auxiliar na execução de atividades de tratamento de dados pessoais em nome do controlador; encarregado (DPO); anonimização; e incidente de segurança: evento confirmado relacionado à violação da confidencialidade, integridade, disponibilidade ou autenticidade de dados pessoais, conforme legislação e regulamentação aplicáveis.

3. PAPÉIS DA SOFTEN: CONTROLADORA E OPERADORA

3.1. A SOFTEN atua em dois papéis distintos, conforme a origem e a finalidade dos dados:

• a) Como CONTROLADORA: quando determinar as finalidades e os meios essenciais do tratamento, especialmente em relação a dados de representantes, sócios, contatos comerciais e Usuários Autorizados dos clientes, visitantes dos sites, leads, parceiros e demais pessoas com as quais mantenha relação direta, para finalidades como gestão contratual, faturamento, suporte administrativo, segurança, prevenção a fraude, comunicação institucional, marketing, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos.
• b) Como OPERADORA: em relação aos dados pessoais inseridos, importados, gerados ou tratados pelos clientes na Plataforma no exercício de suas próprias atividades, tais como dados de clientes finais, fornecedores, colaboradores e demais titulares. Nessas hipóteses, o cliente atua como CONTROLADOR e define as finalidades e bases legais do tratamento, cabendo à SOFTEN tratar os dados na medida necessária à execução dos serviços contratados e segundo as instruções documentadas do cliente, ressalvadas as hipóteses em que a legislação imponha tratamento próprio à SOFTEN.

3.2. Cabe ao cliente, na qualidade de controlador dos dados submetidos à Plataforma, definir as finalidades e bases legais do tratamento, assegurar a licitude, necessidade, adequação e exatidão dos dados, prestar as informações exigidas aos titulares e atender ao exercício de seus direitos. A SOFTEN não realiza controle prévio sobre a licitude, origem ou necessidade dos dados inseridos pelos clientes, sem prejuízo da colaboração razoável que lhe caiba como operadora, nos limites do Contrato e da legislação aplicável. Requisições de titulares relacionadas a dados inseridos por determinado cliente poderão ser encaminhadas ao respectivo controlador.

4. DADOS PESSOAIS TRATADOS

4.1. Na qualidade de controladora, a SOFTEN poderá tratar as seguintes categorias de dados:

4.2. Na qualidade de operadora, a SOFTEN poderá hospedar, armazenar, transmitir e processar os dados inseridos ou gerados pelos clientes na Plataforma, cuja natureza, conteúdo e extensão são definidos pelo próprio cliente controlador. A SOFTEN recomenda que sejam tratados apenas os dados necessários às finalidades legítimas da operação e que o cliente adote especial cautela antes de inserir dados pessoais sensíveis, dados de crianças e adolescentes ou informações sujeitas a sigilo específico, assegurando fundamento jurídico adequado para tanto.

5. FINALIDADES E BASES LEGAIS

5.1. As bases legais poderão variar conforme o contexto concreto do tratamento, a categoria dos dados, a relação mantida com o titular e a finalidade específica, não sendo a tabela acima exaustiva das hipóteses autorizadas pela legislação.

6. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

6.1. A SOFTEN não vende dados pessoais nem os comercializa com terceiros para qualquer finalidade, inclusive publicitária. O compartilhamento ocorre apenas nas seguintes hipóteses, na medida do necessário:

• a) Prestadores especializados em infraestrutura, hospedagem, computação em nuvem, processamento, armazenamento, acesso remoto, pagamentos, certificação, comunicação, atendimento, monitoramento e integrações, contratados ou homologados pela SOFTEN. O papel de operador, suboperador ou controlador independente dependerá da atividade efetivamente desempenhada e das decisões sobre o tratamento, com salvaguardas compatíveis e acesso limitado à finalidade pertinente;
• b) Destinatários de documentos e informações exigidos para execução das funcionalidades contratadas, inclusive sistemas oficiais de recepção de documentos fiscais, quando necessário ao cumprimento de obrigação legal ou às instruções lícitas do cliente controlador;
• c) Autoridades competentes: mediante obrigação legal, ordem judicial ou requisição válida, nos limites da lei;
• d) Operações societárias: em caso de fusão, aquisição ou reorganização, os dados poderão ser transferidos ao sucessor, mantidos os compromissos desta Política;
• e) Parceiros de revenda/implantação autorizados, quando participarem do atendimento ao cliente, sob obrigações contratuais de confidencialidade e proteção de dados.

6.2. Informações sobre as categorias de destinatários, os compartilhamentos e os mecanismos de proteção aplicáveis poderão ser solicitadas pelo canal de privacidade indicado nesta Política, observados os direitos dos titulares, as obrigações de transparência e os segredos comercial e industrial legalmente protegidos.

7. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL

7.1. Quando a operação envolver transferência internacional de dados pessoais, inclusive armazenamento ou processamento no exterior por prestadores especializados, a SOFTEN observará os arts. 33 a 36 da LGPD e a regulamentação vigente da ANPD, incluindo a Resolução CD/ANPD nº 19/2024 e suas alterações. Será utilizado mecanismo legal adequado à operação, como decisão de adequação vigente ou cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD, quando aplicáveis. A mera adesão a esta Política não substitui os requisitos e instrumentos exigidos para a transferência.

8. COOKIES E TECNOLOGIAS DE RASTREAMENTO

8.1. Sites e soluções poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes conforme suas funcionalidades. O tratamento observará finalidade definida, necessidade, transparência e base legal adequada. Cookies estritamente necessários ao serviço solicitado serão distinguidos dos recursos de análise ou publicidade, quando utilizados. Quando o consentimento for a base aplicável, a ativação dependerá de escolha prévia, livre e informada, com possibilidade de revogação pelos mecanismos disponíveis ou pelo canal de privacidade. As configurações do navegador também permitem gerenciar cookies, podendo afetar funcionalidades. Informações específicas serão apresentadas no ambiente em que a coleta ocorrer.

9. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

9.1. A SOFTEN adota medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão (art. 46 da LGPD), incluindo, conforme aplicável: criptografia em trânsito (TLS), controle de acesso por perfil e princípio do menor privilégio, autenticação de usuários, segregação de ambientes, cópias de segurança periódicas, registro de logs, gestão de vulnerabilidades e treinamento de equipe.

9.2. Nenhum sistema tecnológico é absolutamente imune a incidentes. O cliente também é responsável pelas medidas de segurança sob seu controle, incluindo guarda de credenciais, definição e revisão de permissões, atualização de seus equipamentos e sistemas, proteção de redes, uso seguro dos dispositivos e orientação de seus usuários. Nas soluções instaladas em ambiente local, a infraestrutura, banco de dados, sistema operacional, rede e rotinas de segurança e backup permanecem sob responsabilidade do cliente, salvo quanto a serviços expressamente contratados.

10. RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO

10.1. A retenção observará finalidade, necessidade e fundamento legal: (I) dados contratuais e de faturamento, durante a relação e pelo período necessário ao cumprimento de deveres legais ou exercício de direitos; (II) registros de acesso a aplicações, pelo prazo mínimo de seis meses, quando aplicável o art. 15 do Marco Civil da Internet, sem prejuízo de guarda adicional legalmente exigida; (III) documentos fiscais próprios da SOFTEN, pelos prazos legais; (IV) dados hospedados por conta do cliente, disponíveis para exportação por 30 dias no encerramento voluntário ou normal, ou até o prazo aplicável de 90 dias do primeiro inadimplemento não regularizado, com os avisos previstos no Contrato e no Termo de Uso; (V) dados de serviços de backup remoto, conforme as condições específicas contratadas, incluindo a retenção de XML por até cinco anos durante a vigência do serviço previsto no Contrato e exclusão em até 30 dias de seu cancelamento; (VI) cópias residuais de backup, isoladas e sem utilização ordinária, até eliminação pelos ciclos técnicos de retenção, rotação e sobrescrição. A exclusão dos ambientes ativos observará os prazos contratuais e não abrange dados cuja conservação seja legalmente exigida.

10.2. Encerrada a necessidade de conservação e inexistindo fundamento legal ou contratual para retenção, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos de forma tecnicamente segregada pelo período necessário à conclusão dos ciclos regulares de backup, conforme aplicável.

11. DIREITOS DOS TITULARES

11.1. Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode requerer à SOFTEN, quando esta atuar como controladora: confirmação da existência de tratamento; acesso; correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos; portabilidade, na forma da regulamentação; eliminação de dados tratados com consentimento; informação sobre compartilhamentos; informação sobre a possibilidade de não consentir e revogação do consentimento.

11.2. As requisições serão analisadas e respondidas nos prazos e condições previstos na legislação e regulamentação aplicáveis, podendo a SOFTEN adotar procedimentos razoáveis de autenticação e verificação da identidade do requerente. Quando atuar como operadora, a SOFTEN poderá encaminhar ou orientar o titular a dirigir sua solicitação ao respectivo cliente controlador, prestando a colaboração que lhe caiba nos limites contratuais e legais.

12. INCIDENTES DE SEGURANÇA

12.1. A SOFTEN adotará medidas de contenção, apuração e mitigação de incidentes. Quando controladora e presentes os requisitos de risco ou dano relevante, comunicará a ANPD e os titulares no prazo regulamentar aplicável, nos termos do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Quando operadora, informará o cliente controlador sem demora injustificada e fornecerá as informações disponíveis em tempo compatível com as obrigações legais deste, complementando-as à medida que forem apuradas.

12.2. As comunicações e registros observarão o conteúdo, a forma e os prazos de complementação e conservação exigidos pela regulamentação. A apuração técnica em andamento não justificará atraso nas comunicações legalmente devidas quando já presentes os requisitos que as tornam obrigatórias.

13. ENCARREGADO (DPO) E CONTATO

13.1. A SOFTEN mantém canal específico para assuntos relacionados à proteção de dados pessoais e exercício de direitos dos titulares. O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais poderá ser contatado pelo endereço eletrônico [email protected]. As informações de identificação do encarregado serão disponibilizadas nos canais oficiais da SOFTEN, quando exigido pela legislação e regulamentação aplicáveis.

14. ALTERAÇÕES DESTA POLÍTICA

14.1. Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir alterações legislativas, regulatórias, tecnológicas, operacionais, de segurança ou relacionadas aos produtos e serviços da SOFTEN. A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais, com indicação da data de atualização. Alterações materialmente relevantes poderão ser comunicadas aos clientes ou titulares pelos canais disponíveis, conforme a natureza da mudança.