Como emitir Nota Fiscal eletrônica

O que é Nota Fiscal?

A Nota Fiscal é um documento que registra e comprova transações comerciais, sendo venda de produto ou prestação de serviços. O objetivo das emissões fiscais é facilitar e melhorar a fiscalização por parte do governo, além de servir como documentação das transações realizadas. Através das notas fiscais, a empresa consegue comprovar o pagamento de percentuais e tributos recolhidos pelo fisco.

Além disso, a emissão de Notas Fiscais é uma obrigação tributária desde 1994, oficializada através da Lei Federal n° 8.846, que estabelece que todo consumidor tem direito a receber nota fiscal. Abrindo exceção somente para as empresas MEI (Microempreendedor Individual), que tem obrigação de emitir notas somente para pessoa jurídica ou quando solicitado pelo cliente.

Todos os tipos de Notas Fiscais em um Único Sistema

NFe

Utilizada para operações de mercadorias físicas, desde compra, venda, devolução e transferência de produtos.
NFCe ou SAT

É o conhecido “cupom fiscal”. Emitido exclusivamente para venda de produtos ao cliente final. Normalmente utilizado por varejistas.
NFSe

Envolve operações de prestação de serviços. Comumente utilizada por profissionais autônomos e oficinas.
NFP-e

Emitida por produtores rurais que precisam de Notas Fiscais para seus clientes.
CTe e MDFe

Documento emitido para o transporte de mercadorias. Muito utilizado pelas transportadoras.
CTeOS

Essa Nota é utilizada para transporte de pessoas, valores ou bagagens. Emitido por companhias aéreas e rodoviárias.
MDFe

Utilizado para o transporte interestadual ou para mais de um destino. Também emitido por transportadoras.

Notas Fiscais de cada Ramo de atividade

Empresas industriais
Empresas comerciais
Empresas de prestação de serviços
Outros

Empresas industriais

É o ramo das empresas que transformam matérias-primas em mercadorias, seja de forma manual ou através do uso de máquinas e ferramentas. Abrangendo então profissionais de artesanato, fábricas de bens de consumo, entre outros. Nesse ramo, é comum a emissão de NFe em diferentes operações como venda e remessa.
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Empresas comerciais

São aquelas empresas que vendem mercadorias ao consumidor final ou também a um revendedor. Nesse grupo estão as empresas varejistas, restaurantes, atacadistas, entre outras, que emitem com frequência NFCe, que é o cupom diretamente ao consumidor e a NFe para outras empresas.
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Empresas de prestação de serviços

São as empresas ou profissionais que ofertam a própria mão de obra e trabalho ao consumidor ou empresa, como por exemplo mecânicos, cabeleireiros, instituições de ensino, entre outros. Nesse ramo, o tipo de documento fiscal mais comum é a NFSe.
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Outros

O ramo de atividade é o que define o segmento de uma empresa, podendo ser subdividido entre os três tópicos acima. Mas há outros setores empresariais que acabam não se encaixando em nenhum deles, como transportadoras, distribuidores, companhias de transporte, entre outros. Esses segmentos emitem documentos fiscais como CTe, MDFe, NFe e CTeOS.
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Veja os procedimentos necessários para que a empresa esteja autorizada a emitir notas fiscais

Passo a Passo para emitir

PASSO 01
Situação Cadastral e Inscrição Estadual

O primeiro passo é verificar juntamente com um contador a situação cadastral do seu CNPJ e Inscrição Estadual, pois ambos devem estar ativos. A IE é obrigatória para emissão de alguns documentos fiscais, e é muito simples solicitá-la.
- É preciso ter uma conta no site Gov.br e acessar a tela do RedeSim. Clique em “Já Possuo Pessoa Jurídica” e acesse Atos exclusivos.
- Selecione o campo Inscrição/Reativação Exclusiva no estado e preencha os campos de acordo com as informações de sua empresa.
- Ao final do preenchimento, você será direcionado para a tela de acompanhamento da sua solicitação, com o código do seu protocolo. Em até 2 horas sua inscrição estadual estará disponível.
PASSO 02
Credenciamento junto à SEFAZ

O credenciamento é necessário para emissão de todos os modelos de documentos fiscais eletrônicos, e para fazer a solicitação do credenciamento você precisa possuir o usuário e senha do seu posto fiscal.
- Acesse o site da Sefaz para fazer o agendamento de retirada de senha e selecione o campo Atendimento (protocolo e serviços)
- Com usuário e senha em mãos, acesse o site da Sefaz novamente, agora na tela credenciamento.
- Solicite o credenciamento para o documento que precisa e siga o passo a passo do site. acesse a SEFAZ do seu estado
PASSO 03
Adquira um Certificado Digital

Você precisa ter um certificado digital para validação jurídica das suas emissões fiscais, pois o mesmo irá autenticar e provar que foi a sua empresa que emitiu o documento. E este poderá ser modelo A1 (instalado diretamente no seu computador) ou A3 (formato de token ou cartão).
- O modelo A1 tem duração de 1 ano e pode ser utilizado em diferentes dispositivos
- O modelo A3 tem validade de 3 anos e precisa estar conectado à máquina
- O certificado poderá ser adquirido através de uma certificadora ou escolhendo um software que lhe fornecerá um certificado com valor reduzido, como o Soften SIEM ou GerencieAqui
PASSO 04
Faça suas emissões

E para emitir suas notas fiscais, você precisa de um software emissor e o auxílio de um bom contador, para fazer o preenchimento correto dos impostos e estar em dia com suas obrigações fiscais.
- Maior otimização dos processos fiscais
- Mais segurança na emissão de notas
- Comunicação instantânea com a SEFAZ

Qual a Importância do XML?

O XML (Extensible Markup Language) é um tipo de arquivo que compacta uma série de dados de maneira segura, tornando as informações legíveis tanto para humanos, quanto para máquinas. No Brasil, é conhecido por ser o arquivo utilizado na emissão de notas fiscais eletrônicas.

O uso do XML facilita as rotinas fiscais de empresas e escritórios de contabilidade, através do acesso ágil e seguro das informações contidas em Notas Fiscais, facilitando e otimizando também a fiscalização por parte da Receita Federal. Além disso, esse arquivo possui validade fiscal e jurídica, por isso é tão importante na rotina empresarial.

tela de computador mostrando software de emissor de nota fiscal

Como escolher um sistema emissor de Nota?

Um sistema emissor de notas ideal precisa ter um Layout intuitivo, para poder facilitar e agilizar suas emissões. Além disso, um sistema ERP completo traz ainda mais eficiência para sua empresa, integrando os processos de compra e venda, com a geração de contas a pagar e a receber, e também com a emissão de documentos fiscais.

Por isso, ao buscar um software para emitir suas notas fiscais, escolha um que vá te ajudar a gerenciar melhor sua empresa, automatizando seus processos e trazendo mais praticidade para o seu dia-a-dia.

A Soften Sistemas oferece dois tipos de sistemas, sendo o GerencieAqui, um sistema online em nuvem, e o Soften SIEM, sistema em desktop. Ambos permitem o gerenciamento completo da sua empresa, conciliando todas as áreas do seu negócio através de controle de estoque, emissão de notas fiscais, gerenciamento financeiro e muito mais.

Precisando de ajuda para emitir Notas?

Se você precisa de ajuda no processo de emissão de notas, é essencial contar com o auxílio de um contador, para garantir que sua empresa esteja em dia com as obrigações fiscais e para que você não tenha problemas no processo de credenciamento do seu empreendimento.

Além disso, a Soften oferece atendimento técnico VIP ilimitado e especializado em horário comercial, deixando à disposição dos clientes um time técnico especializado em questões empresariais e fiscais, que irá te ajudar a emitir suas notas de forma segura e te auxiliar em qualquer dúvida de gerenciamento ou funcionalidades do seu sistema ERP.

homem com braços cruzados oferecendo ajuda para emitir notas

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